Bolehkah Karyawan Digaji Di Bawah UMP

Upah minimum adalah batas bawah yang bersifat wajib, bukan angka rekomendasi. Untuk menilai kepatuhan, perusahaan harus lebih dahulu menentukan upah minimum yang berlaku, komponen upah yang boleh diperhitungkan, masa kerja pekerja, skala usaha, dan apakah hubungan yang dijalankan benar-benar hubungan kerja.

• Untuk perusahaan pada umumnya, Pasal 88E ayat (2) UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU No. 6 Tahun 2023 melarang pembayaran upah lebih rendah dari upah minimum.
• Pelanggaran larangan tersebut dapat dikenai pidana penjara 1-4 tahun dan/atau denda Rp100 juta-Rp400 juta; tindak pidananya dikategorikan sebagai kejahatan.
• Pengecualian upah minimum hanya berlaku bagi usaha mikro dan kecil yang memenuhi kriteria, berdasarkan kesepakatan, dan tetap tidak boleh melewati ambang terendah khusus.
• Persetujuan pekerja, status PKWT, masa probation, kerja dari rumah, perusahaan merugi, atau istilah 'uang kehadiran' tidak otomatis membenarkan pembayaran di bawah upah minimum.
• Take-home pay yang lebih kecil dari UMP belum tentu pelanggaran apabila hak upah sebelum potongan telah memenuhi ketentuan dan potongannya sah. Yang diperiksa adalah komponen upah dan dasar pemotongannya.

Sebuah perusahaan menetapkan gaji Rp4.500.000 per bulan. Upah minimum di wilayah tempat pekerja bekerja adalah Rp5.300.000. Untuk menutup selisih, perusahaan menambahkan uang makan berdasarkan kehadiran, uang transport harian, insentif target, dan lembur. Jika seluruhnya tercapai, pendapatan pekerja kadang melebihi Rp5.300.000.

Manajemen merasa tidak melanggar karena total uang yang masuk ke rekening pekerja dapat melampaui upah minimum. Pekerja juga telah menandatangani kontrak yang menyebutkan angka Rp4.500.000. Ketika kondisi usaha menurun, insentif tidak tercapai dan uang makan berkurang karena absensi. Pendapatan pekerja akhirnya turun jauh di bawah batas minimum.

Pertanyaan yang harus dijawab

• Upah minimum mana yang berlaku: UMP, UMK, upah minimum sektoral provinsi, atau upah minimum sektoral kabupaten/kota?
• Di wilayah mana pekerja secara nyata bekerja?
• Apakah pekerja mempunyai masa kerja kurang dari satu tahun atau sudah satu tahun lebih?
• Komponen mana yang merupakan upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap?
• Apakah pemberi kerja benar-benar termasuk usaha mikro atau usaha kecil yang memenuhi syarat pengecualian?
• Apakah angka di bawah minimum muncul sebelum potongan atau hanya pada take-home pay setelah potongan yang sah?

Istilah 'UMR' masih sering digunakan dalam percakapan, tetapi dalam kerangka hukum saat ini jenis upah minimum terdiri dari upah minimum provinsi, kabupaten/kota, dan upah minimum sektoral. PP No. 49 Tahun 2025, sebagai perubahan kedua atas PP No. 36 Tahun 2021, kembali mengatur upah minimum sektoral sesuai Putusan MK No. 168/PUU-XXI/2023.

1. Periksa keputusan gubernur tahun berjalan, bukan hanya artikel media atau poster internal.
2. Cocokkan lokasi kerja aktual dengan wilayah berlakunya UMP atau UMK.
3. Cocokkan KBLI, kegiatan usaha nyata, dan sektor perusahaan dengan keputusan upah minimum sektoral.
4. Gunakan batas yang memang berlaku bagi wilayah dan sektor tersebut; upah sektoral secara hukum berada di atas upah minimum umum yang menjadi dasarnya.
5. Simpan keputusan gubernur dan hasil legal mapping sebagai bukti dasar payroll tahun berjalan.

Upah minimum adalah upah bulanan terendah. Dalam praktik payroll, pengujian utamanya dilakukan terhadap upah tanpa tunjangan atau jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Karena itu, HR tidak boleh memasukkan seluruh pendapatan pekerja ke dalam satu keranjang lalu menyebutnya memenuhi UMP.

Upah pokok minimal 75 persen

Jika komponen upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, Pasal 94 UU Ketenagakerjaan mengatur besaran upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Artinya, perusahaan tidak boleh membuat upah pokok sangat kecil lalu memindahkan hampir seluruh penghasilan ke tunjangan tetap.

Gaji bruto berbeda dengan take-home pay

Take-home pay adalah jumlah bersih yang diterima setelah pajak, iuran BPJS, cicilan, atau potongan lain yang sah. Karena itu, take-home pay dapat berada di bawah angka UMP tanpa otomatis berarti upahnya di bawah minimum. Yang perlu diperiksa adalah hak upah sebelum potongan, jenis potongan, persetujuan atau dasar hukumnya, dan apakah batas pemotongan dipatuhi.

Atas situasi tertentu perusahaan kadang membuat suatu kebijakan yang mungkin saja terdapat risiko didalamnya.

Pasal 88E ayat (2) UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU No. 6 Tahun 2023 menyatakan bahwa pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum. Norma ini bersifat memaksa. Kontrak kerja, Peraturan Perusahaan, PKB, memo internal, atau pernyataan kesediaan pekerja tidak dapat digunakan untuk menghapus batas tersebut.

Alasan yang tidak otomatis menjadi pembenar

• Pekerja bersedia karena membutuhkan pekerjaan.
• Perusahaan baru berdiri atau masih rugi.
• Gaji akan dinaikkan setelah probation.
• Pekerja berstatus PKWT, harian lepas, outsourcing, atau bekerja dari rumah.
• Total pendapatan bisa melampaui UMP apabila lembur dan target tercapai.
• Perusahaan sedang melakukan efisiensi atau restrukturisasi.
• Karyawan menandatangani surat persetujuan penurunan upah.

Apabila perusahaan mengalami kesulitan keuangan, solusi yang aman bukan sekadar meminta tanda tangan pekerja. Perusahaan perlu melakukan review cash flow dan manpower cost, membahas pilihan secara bipartit, memeriksa apakah ada kebijakan khusus yang benar-benar berlaku, serta menyiapkan strategi organisasi yang patuh hukum.

UU No. 6 Tahun 2023 melalui Pasal 90B mengecualikan ketentuan upah minimum bagi usaha mikro dan usaha kecil. Namun, pengecualian ini bukan izin bebas untuk menetapkan gaji berapa pun. Perusahaan harus benar-benar memenuhi klasifikasi usaha dan persyaratan dalam PP No. 36 Tahun 2021.

Empat lapis syarat yang harus diuji

1. Skala usaha benar-benar termasuk usaha mikro atau usaha kecil berdasarkan kriteria peraturan perundang-undangan, bukan sekadar karena nama usahanya CV, toko, start-up, atau jumlah pekerjanya sedikit.
2. Upah ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dan pekerja/buruh.
3. Nilai upah paling sedikit 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat tingkat provinsi.
4. Nilai upah juga paling sedikit 25% di atas garis kemiskinan tingkat provinsi; secara praktis, gunakan angka yang menghasilkan batas lebih tinggi.

Data rata-rata konsumsi masyarakat dan garis kemiskinan harus bersumber dari lembaga yang berwenang di bidang statistik. PP No. 36 Tahun 2021 juga meminta usaha yang dikecualikan mempertimbangkan apakah usaha mengandalkan sumber daya tradisional dan/atau tidak bergerak pada usaha berteknologi tinggi serta tidak padat modal.

Upah minimum secara tekstual menjadi jaring pengaman bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, perusahaan wajib menggunakan struktur dan skala upah. PP No. 49 Tahun 2025 mempertegas bahwa struktur dan skala upah disusun dan diterapkan dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas, serta golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Ketentuan tersebut tidak boleh ditafsirkan bahwa setelah melewati satu tahun perusahaan bebas menurunkan upah hingga di bawah minimum. Kemnaker juga menegaskan pekerja di atas satu tahun yang menerima upah di bawah minimum dapat dilaporkan dan perusahaan dapat terkena sanksi. Secara tata kelola, batas minimum menjadi lantai awal, sedangkan struktur dan skala upah mengatur perkembangan upah secara proporsional di atasnya.

Indikator struktur dan skala upah bermasalah

• Pekerja baru dan pekerja lama memperoleh upah sama tanpa mempertimbangkan masa kerja atau kompetensi.
• Kenaikan UMP hanya diberikan kepada pekerja baru, sedangkan pekerja lama tertinggal di bawahnya.
• Tidak ada rentang minimum-maksimum per golongan jabatan.
• Struktur dan skala upah hanya dibuat untuk dokumen WLKP tetapi tidak diterapkan pada payroll.
• Komunikasi upah individual tidak konsisten dengan struktur yang disahkan manajemen.

Ada beberapa situasi yang dianggap normal atau lumrah dalam pengupahan tetapi ini sebenarnya keliru dan berisiko untuk melanggar kepatuhan regulasi.

Contoh berikut bersifat ilustratif. Gunakan angka upah minimum dan komponen payroll aktual pada wilayah serta tahun yang diperiksa.

Jika upah minimum yang berlaku Rp5.300.000, komponen yang dapat dibandingkan hanya Rp4.500.000, yaitu upah pokok ditambah tunjangan tetap. Kekurangan upah per bulan adalah:

Perhitungan: Rp5.300.000 - Rp4.500.000 = Rp800.000 kekurangan upah per bulan.

Apabila kondisi berlangsung selama delapan bulan pada 20 pekerja, eksposur pokok ilustratif menjadi Rp800.000 x 8 x 20 = Rp128.000.000. Angka ini belum memasukkan dampak terhadap THR, lembur, iuran BPJS, hak PHK, denda keterlambatan jika relevan, biaya perkara, atau konsekuensi lain yang harus dihitung berdasarkan fakta.

Dampak berantai ke hak lain

• THR dapat menjadi kurang apabila dasar upah bulanannya tidak benar.
• Upah lembur dapat kurang karena basis upah bulanan yang dipakai terlalu rendah.
• Pelaporan upah BPJS dapat tidak sesuai dengan upah yang seharusnya.
• Perhitungan hak PHK atau kompensasi dapat ikut salah.
• Pajak penghasilan dan pencatatan akuntansi memerlukan rekonsiliasi.

Ancaman pidana tidak berarti setiap kekurangan payroll otomatis langsung menghasilkan hukuman penjara. Penetapan pihak yang bertanggung jawab dan pemidanaan memerlukan proses hukum, pembuktian unsur, serta putusan pengadilan. Namun, keberadaan ancaman pidana menunjukkan bahwa pelanggaran upah minimum bukan sekadar masalah administrasi internal.

Siapa yang dapat terpapar?

Pasal 185 menggunakan rumusan 'barang siapa'. Dalam perkara korporasi, penentuan pihak yang dimintai pertanggungjawaban bergantung pada struktur kewenangan, keputusan, pengetahuan, tindakan, dan alat bukti. Karena itu, direksi, pemilik, HR, Finance, dan manajer terkait perlu memastikan keputusan payroll

1. Hentikan penambahan eksposur - Pastikan payroll periode berikutnya menggunakan upah minimum yang benar dan jangan membuat kontrak baru dengan formula lama.
2. Tetapkan legal baseline - Kumpulkan keputusan gubernur, aturan sektoral, lokasi kerja, masa kerja, serta status skala usaha.
3. Rekonsiliasi komponen - Pisahkan upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus, reimburse, dan potongan.
4. Hitung pekerja dan periode terdampak - Lakukan per pekerja, per bulan, dan per wilayah; jangan hanya memakai rata-rata.
5. Hitung hak turunan - Uji dampak pada THR, lembur, BPJS, kompensasi, dan hak PHK sesuai fakta.
6. Siapkan skenario pembayaran - Tentukan pembayaran langsung atau rencana remediasi yang dibahas secara hati-hati tanpa menghapus hak wajib.
7. Komunikasikan secara transparan - Jelaskan kesalahan, metode perhitungan, jadwal koreksi, kanal pertanyaan, dan PIC.
8. Perbaiki dokumen dan sistem - Revisi kontrak, struktur skala upah, payroll rule, vendor clause, approval matrix, dan kalender update tahunan.
9. Audit bukti pembayaran - Simpan slip gaji, transfer, tanda terima, rekonsiliasi, dan persetujuan manajemen.
10. Lakukan review independen - Gunakan HR-IR/legal review untuk kasus besar, lintas wilayah, atau berpotensi pidana.

1. Verifikasi keputusan upah minimum tahun berjalan untuk lokasi dan sektor tempat bekerja.
2. Kumpulkan kontrak kerja, slip gaji, bukti transfer, absensi, struktur komponen, dan komunikasi perusahaan.
3. Bandingkan upah pokok + tunjangan tetap sebelum potongan dengan batas yang berlaku.
4. Ajukan klarifikasi tertulis kepada HR atau manajemen dan minta rincian perhitungan.
5. Lakukan perundingan bipartit apabila terdapat selisih hak.
6. Jika tidak selesai, pertimbangkan pengaduan kepada pengawas ketenagakerjaan di tingkat provinsi/wilayah dan mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
7. Untuk perkara besar, berulang, atau berpotensi pidana, mintalah pendampingan serikat pekerja, advokat, atau konsultan hubungan industrial.

Anggapan tentang pengupahan yang banyak dipercaya bisa jadi menimbulkan risiko pelanggaran regulasi.

Checklist berikut dapat digunakan HR, Finance, Legal, dan Internal Audit untuk memeriksa payroll sebelum terjadi pengaduan.

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah terakhir dengan UU No. 6 Tahun 2023, khususnya Pasal 88E, 90A, 90B, 92, 94, dan 185.
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.
• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan sebagaimana diubah PP No. 51 Tahun 2023 dan PP No. 49 Tahun 2025.
• PP No. 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP No. 36 Tahun 2021.
• Putusan MK No. 168/PUU-XXI/2023 mengenai pemaknaan sejumlah norma ketenagakerjaan, termasuk pengupahan.
• Permenaker No. 6 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri.

Pertanyaan 'bolehkah gaji di bawah UMP?' tidak dapat dijawab hanya dengan melihat satu angka pada slip gaji. Pemeriksaan harus dimulai dari wilayah dan sektor, komponen upah, masa kerja, status hubungan kerja, skala usaha, serta potongan yang diterapkan.

Namun prinsip utamanya sederhana: bagi perusahaan pada umumnya, upah minimum adalah batas bawah wajib. Kesepakatan individual tidak boleh dipakai untuk menurunkannya. Pengecualian bagi usaha mikro dan kecil harus dibuktikan secara ketat, bukan diasumsikan.

Kesalahan pengupahan dapat berkembang menjadi tunggakan hak, temuan pengawasan, konflik hubungan industrial, dan risiko pidana. Arsitek HR membantu perusahaan melalui:

• Minimum wage compliance audit lintas wilayah dan sektor.
• Review komponen upah, tunjangan, potongan, dan payroll policy.
• Penyusunan serta implementasi struktur dan skala upah yang proporsional.
• Perhitungan kekurangan upah dan hak turunan.
• Audit pengupahan vendor outsourcing.• Review kepatuhan pengupahan usaha mikro dan kecil.
• Penyusunan remediation plan dan komunikasi pekerja.
• Pendampingan pencegahan perselisihan hubungan industrial.

Lanjutkan diskusi dan dapatkan bantuan dari Arsitek HR melalui konsultasi HR 1 on 1